Положение
Приложение № 1 к
|
|
|
ПОЛОЖЕНИЕ
об архивном отделе администрации
Осинского муниципального района
1. Общие положения
1.1 Архивный отдел является структурным подразделением администрации без статуса юридического лица, пользуется печатью, штампом администрации в установленном порядке, также имеет печать и бланки со своим наименованием, созданный в целях реализации полномочий администрации Осинского муниципального района, предусмотренных пунктом 15 части 1 статьи 15 Федерального закона от 06 октября 2003г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации по формированию и содержание муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений.
1.2 Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами «Об архивном деле в Российской федерации» № 125- ФЗ от 22.10.2004 г., « Общих принципах организации местного самоуправления в РФ» № 131-ФЗ от 06.10.2003 г.и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Иркутской области, Осинского муниципального района, постановлениями мэра района, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и архивного агентства Иркутской области, утвержденными мэром Осинского муниципального района административными регламентами предоставления муниципальных услуг: «Прием архивных документов на хранение», «Организация обслуживания пользователей в читальном зале архивного отдела» и настоящим Положением.
1.3. Положение об архивном отделе утверждается распоряжением мэра Осинского муниципального района (далее – архивный отдел).
1.4. Архивный отдел создается и ликвидируется распоряжением мэра Осинского муниципального района.
1.5. Архивный отдел подчиняется непосредственно заместителю мэра по социальной политике.
2. Основные положения
Основными задачами архивного отдела являются:
2.1 Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению.
2.2 Комплектование архивного отдела документами, относящимися к Архивному фонду Российской Федерации и другими архивными документами в соответствии со своим профилем.
2.3 Всестороннее использование архивных документов в интересах общества и граждан.
3. Функции
Архивный отдел в целях выполнения возложенных на него задач:
3.1 Обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов, на различных видах носителей, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и являющихся муниципальной собственностью;
- архивных фондов и архивных документов, являющихся областной государственной собственностью и переданных на хранение в архивный отдел в соответствии с законодательством области;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
- архивных фондов и архивных документов по личному составу, поступивших на хранение в установленном порядке;
- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архивного отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
3.2 Может принимать от негосударственных организаций на хранение архивные документы в порядке и на условиях договоров между собственником документов и архивным отделом, действующем от имени администрации по доверенности.
3.3 Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения архивных документов и обеспечению их физической сохранности.
3.4 Ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в отделе, и представляет в архивное агентство Иркутской области сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
3.5 Осуществляет комплектование архивными документами в соответствии со своим профилем, в этих целях:
- составляет и ведет в установленном порядке списки источников комплектования архивного отдела;
- организует отбор, упорядочение, передачу, осуществляет прием архивных документов на хранение.
3.6 Оказывает организационную и методическую помощь ведомственным архивам органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая:
- проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в архивах источников комплектования архивного отдела и других организациях, находящихся на территории муниципального образования;
- рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел источников комплектования архивного отдела и инструкций по делопроизводству;
- рассмотрение и представление в архивное агентство Иркутской области поступивших от организаций описей дел постоянного хранения и по личному составу;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разборку и реализацию мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб.
3.7 Обеспечивает информирование органов местного самоуправления, организаций, использование архивных документов для удовлетворения прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, организаций района о составе и содержании документов, хранящихся в архивном отделе, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организацию работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовку документальных выставок, материалов для средств массовой информации;
- исполнение социально-правовых и иных запросов, выдачу архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела автоматизированных информационно-поисковых систем и базы данных «Архивный фонд» справочников о составе и содержании документов.
4. Права
Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
4.1 Вносить на рассмотрение администрации и архивного агентства Иркутской области предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в архивном отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций;
- участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
4.2 Запрашивать и получать от организаций – источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.3 Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Осинского района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
4.4 Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
4.5 Заключать договоры с ликвидационными комиссиями (ликвидаторами) или конкурсными управляющими при ликвидации негосударственных организаций; в т.ч. в результате банкротства, о передаче архивных документов в районный архив.
5. Организация работы
5.1 Архивный отдел возглавляет начальник архивного отдела, является муниципальным служащим, и входит в реестр муниципальных служащих.
